编者按：这是一个先有鸡还是先有蛋的问题：到底是数字彩色生产型印刷机促进了事务性促销文件的增长，还是事务性促销文件的增长带动了数字彩色生产型印刷机的发展？无论这个问题的答案是什么，你都要找到让它们为你服务的秘诀。
目前，很多企业都通过生产和分发事务性文件向客户传达详细的交易数据，例如：银行和电话帐单等。而在客户收到的所有信件中，他们最愿意打开和阅读的就是事务性文件。由于知道这种文件很受消费者的欢迎，所以有些聪明的企业就会根据客户的偏好或购买习惯在这些文件中添加个性化的信息或促销材料。而交易数据与促销广告的完美结合恰好就为我们创造了功能更为强大的事务性促销文件（transpromo document）。
事务性促销文件的应用非常广泛，我们经常能够在银行帐单多出的页面或边栏上看到各种各样的促销信息。事务性文件上多出来的这部分空间其实就是用来向客户传达促销信息的。
数字彩色印刷机使事务性促销文件的作用得到了充分的发挥。企业可以把重要的事务性信息和关键的促销信息印刷成彩色的，以吸引客户的眼球。作为读者，肯定会把注意力放在彩色的信息上。研究表明：彩色信息比黑白信息更容易给人留下深刻的印象。通过用彩色油墨突出文件中的个性化信息，企业能够更有效地向客户传达营销信息。
为什么是事务性促销文件？
各种规模的企业都想用事务性促销文件保持自己的市场份额，增强自己在客户群中的渗透力。这些企业利用交易数据与客户进行个性化的交流。新型数字彩色打印机能让企业更容易地将事务性文件中的重要元素和促销信息印刷成彩色的。
印刷服务供应商是数字彩色生产印刷市场上的传统领导者。它们早在几年前就引进了数字彩色印刷机，并把成本分摊到了每一个客户的身上。随着印刷服务供应商的成功，企业印刷生产中心和内部印刷厂也开始对数字彩色印刷机进行投资，以满足客户的各种需求。
自从引进了数字彩色复印机/打印机之后，很多企业都具备了生产事务性促销文件的能力。而数据中心和印刷中心的合并也能让文件的设计者看到开发事务性促销文件所需的客户信息。
事务性促销文件的内部开发和生产能给企业带来两个非常重要的好处：他们不但能对敏感的客户数据进行控制，而且不会被局限在某些印刷供应商特定的界面或平台上。
通过实现文件的内部生产，企业能够加强对数据安全的控制。联邦法规——其中包括萨班斯-奥克斯利法案(SOX)和健康保险流通与责任法案（HIPAA）——要求企业必须保护客户的个人信息，并验证印刷服务供应商的数据处理方法，以防止数据脱离企业的控制。
尽管如此，内部印刷生产也存在着一定的问题。企业必须要随时保养和更新自己的设备和软件，以满足客户不断变化的需求。此外，他们还需要拥有专门的生产资源。
发生了什么？
事务性促销文件的生产需要用到特殊的软件和硬件。文件组版软件可以用来为事务性表格嵌入商业规则和数据信息。人们还可以用特殊的软件处理个性化数据，并为每一名客户创建一个含有个性化促销信息的独特文件。随后，内部生产中心或印刷服务供应商就能用高速生产型打印机输出这些文件了。
过去，数字彩色印刷高昂的单价使很多大批量生产客户望而却步。数字彩色印刷机能够生产事务性促销文件，但数字彩色印刷机生产一个页面的成本在3到10美分之间。近些年来，数字彩色印刷的成本已经出现了大幅度的下降，这使得大批量彩色数字生产的前景变得更加乐观了。
然而，由于事务性促销文件是以事务性文件为基础的，所以大多数企业都用AFP/IPDS或Metacode/LCDS数据流来创建它们。如果印刷机不能支持这些数据流，工作人员就要在把数据流发送给彩色印刷机之前用转换软件对其进行转换。
此外，长版的事务性促销文件一般都需要印刷数百万个页面。虽然数字印刷机的速度非常重要，但企业也要考虑到印刷机的占空比，它指的就是设备每月可以生产的最大页面数量。
多种选择
生产部门可以在多种生产型数字彩色印刷机中进行选择。数字印刷机的经销商还能为客户提供喷墨、墨粉和液体油墨设备以及单张纸和卷筒纸印刷机。以下这些数字彩色印刷机都能支持生产事务性促销文件所需的一种或多种可变数据格式。
佳能CLC 5100是一款每分钟能生产51个彩色或单色页面的生产型复印机/打印机。它能在多种纸张上进行印刷，而且具有联机的印后加工选项。这款打印机能以400x400 dpi的分辨率输出彩色图像，而且它的数字前端处理器能接受PostScript 和 PDF数据流以及FreeForm 2和PPML等可变数据语言，因此非常适合用于事务性促销文件的短版印刷。
惠普Indigo 5000能在一系列涂布和非涂布纸上进行印刷。它不但能以812 dpi的分辨率输出四色图像，而且最多能支持七色(四种标准色加三种潘通色或六种
